FUNGSI PENGENDALIAN

FUNGSI PENGENDALIAN

A.     PENGERTIAN DAN TUJUAN PENGENDALIAN

Adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan.

Tujuan pengendalian :

1.      Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.

2.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.

3.      Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan.

Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan pengendalian diharapkan pemanfaatan unsure-unsur manajemen efektif dan efisien.

B.     ASAS-ASAS PENGENDALIAN

1.      Asas tercapainya tujuan

Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

2.      Asas efisiensi

Pengendalian itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.

3.      Asas tanggung jawab pengendalian

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.

4.      Asas pengendalian terhadap masa depan

Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5.      Asas pengendalian langsung

Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.

6.      Asas refleksi rencana

Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

7.      Asas penyesuaian dengan organisasi

Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi

8.      Asas pengendalian individual

Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.

9.      Asas standar

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

10.  Asas pengendalian terhadap strategi

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

11.  Asas pengecualian

Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.

12.  Asas pengendalian fleksibel

Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

13.  Asas peninjauan kembali

Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14.  Asas tindakan

Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan actuating.

C.     JENIS-JENIS PENGENDALIAN

1.      Pengendalian karyawan, ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.

2.      Pengendalian keuangan, ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan.

3.      Pengendalian produksi, ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4.      Pengendalian waktu, ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak.

5.      Pengendalian teknis, ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.      Pengendalian kebijaksanaan, ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.

7.      Pengendalian penjualan, ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8.      Pengendalian inventaris, ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9.      Pengendalian pemeliharaan, ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris kantor dipelihara dengan baik atau tidak, jika rusak apakah masih bisa diperbaiki atau tidak.

D.     PROSES DAN CARA-CARAPENGENDALIAN

Langkah-langkah proses pengendalian :

1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

4.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana

Cara-cara pengendalian

1. Pengawasan langsung, pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
2. Pengawasa tidak langsung, pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan.
3. Pengawasan berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung.

E.      SIFAT DAN WAKTU PENGENDALIAN

Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :

1. Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya.

Cara melakukannya:

a.       Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan

b.      Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu

c.       Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan

d.      Mengorganisasi segala macaam kegiatan

e.       Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan

f.        Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan

g.       Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan

2. Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang.

Cara melakukannya:

a.       Membandingkan antara hasil dengan rencana

b.      Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya

c.       Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya

d.      Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada

e.       Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana

f.        Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau education

3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5. Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan  yang ada dilaksanakan dengan baik.
6. Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

F.      MACAM-MACAM PENGENDALIAN

1.      Internal control, pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.

2.      External contro, pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.

3.      Formal control, pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.

4.      Informal control, penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung.

G.     ALAT-ALAT PENGENDALIAN

1.      Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.

Tipe-tipe budget:

a.       Sales budget

b.      Production budget

c.       Cost Production Budget

d.      Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam tingkat tingkat produksi

e.       Purchasing budget

f.        Personnel budget

g.       Cash & Financial budget

h.       Master budget (budget keseluruhan)

2.      Non-Budget

Alat pengenalian non budget:

a.      Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.

b.      Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.

c.       Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan Income Statement (neraca rugi laba).

d.      Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.

e.       Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.

f.        Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan.

Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.