PERENCANAAN & RENCANA

A.    PENGERTIAN PERENCANAAN DAN RENCANA

Perencanaan adalah pekerjaan untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur, dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

Rencana adalah gambaran suatu keinginan yang hendak dicapai.

Hubungan planning dan plan :

Planning diproses oleh planner, hasilnya menjadi plan. Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana.

Perencanaan dan rencana sangat penting karena :

1. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.
2. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.
3. Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa adanya rencana, pengendalian tidak dapat dilakukan.
4. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.

B.     MAKSUD DAN TUJUAN PERENCANAAN

Maksud Perencanaan adalah :

1.      Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-alternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program.

2.      Perencanaan, sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana dikehendaki.

3.      Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadar berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan.

4.      Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki.

Tujuan Perencanaan adalah :

1.       Untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

2.       Untuk menjadi ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3.       Untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

4.       Menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan mempunyai tujuan.

5.       Untuk memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

6.       Untuk membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7.       Menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

8.       Untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.

9.       Untuk membantu meningkatkan daya guna dan hasil guna organisasi.

C.     JENIS-JENIS RENCANA

1.      Tujuan

Harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain. Juga harus wajar, rasional, ideal. Tegasnya, tujuan yang dinginkan itu harus ditetapkan, supaya perencanaan tidak mengambang.

2.      Kebijaksanaan

Adalah suatu suatu pedoman yang menyeluruh, baik, lisan, maupun tulisan yang memberikan suatu batas umum dan arah guna mencapai suatu tujuan.

Pentingnya Kebijaksanaan

a.       Merupakan bagian dan membawa arah fungsi perencanaan.

b.      Memberikan arti terhadap tujuan

c.       Untuk menempatkan tujuan perusahaan secara benar

d.      Alat pendelegasian wewenang

e.       Alat untuk mendapatkan wewenang

Tingkat-tingkat kebijaksanaan

a.       Kebijaksanaan pokok

b.      Kebijaksanaan umum

c.       Kebijaksanaan bagian

3.      Prosedur

Adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan rangkaian itu harus dilaksanakan.

4.      Rule (aturan)

Adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati.

5.      Program

Adalah satu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret, karena sudah tercantum sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu maupun anggaran.

6.      Budget

Adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang.

7.      Metode

Merupakan hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha.

8.      Strategi

Adalah penentuan cara yang harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal, efektif, dan dalam jangka waktu yang relatif singkat serta tepat menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

D.    PREDIKSI DAN PERENCANAAN  ILMIAH

Prediksi adalah perkiraan-perkiraan yang non ilmiah, sehingga kepastiannya sangat diragukan.

Perencanaan ilmiah adalah perencanaan yang didasarkan atas asumsi-asumsi yang menggunakan analisis data, informasi, dan fakta untuk menetapkan suatu rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.

E.     KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN

Keuntungan perencanaan :

1.      Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional.

2.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur, dan ekonomis.

3.      Perenanaan akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

4.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.

5.      Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.

6.      Perencanaan dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.

7.      Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merangsang prestasi kerja.

9.      Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

10.  Dengan perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.

Kerugian perencanaan :

1.      Perencana akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.      Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.

3.      Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

4.      Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.

5.      Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

F.      PERENCANA

Perencanaan diproses oleh perencana dan hasilnya berupa rencana. Pada dasarnya perencanaan dilaksanakan oleh manajer dan menjadi perencana (planner). Perbedaannya hanya terletak dalam luasnya rencana yang disusunnya. Semakin tinggi posisinya semakin luas bidang rencana yang disusunnya, seperti rencana menyeluruh (master plan), rencana bagian, dan rencana teknik pelaksanaannya.

Perencanaan itu adalah :

1. Manajer yang melaksanakan perencanaannya sendiri.
2. Manajer yang melaksanakan tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahan.
3. Manajer yang menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan.
4. Bawahan yang merencanakan dan yang memutuskan manajer.
5. Joint participation in planning.